Varmuuskopioinnin yleisimmät virheet

Varmuuskopioinnin tärkeys on useimpien tiedossa, mutta silti suurin osa ihmisistä tekee sen väärin tai jättää sen kokonaan tekemättä. Tilastojen mukaan noin kolmannes tietokoneen käyttäjistä ei ole koskaan ottanut varmuuskopiota. Vielä huolestuttavampaa on se, että monet varmuuskopioivat kyllä tietonsa, mutta tekevät prosessissa virheitä, jotka tekevät kopioista käyttökelvottomia juuri silloin, kun niitä eniten tarvitaan.

Käydään läpi seitsemän yleisintä virhettä ja keinot niiden välttämiseen.

1. Varmuuskopiointia ei tehdä lainkaan

Yleisin ja vakavin virhe on yksinkertaisesti se, ettei varmuuskopiointia tehdä ollenkaan. Monet ajattelevat, ettei heille voi sattua mitään, tai lykkäävät asiaa tulevaisuuteen. Kovalevy voi kuitenkin hajota varoittamatta, kannettava tietokone voidaan varastaa tai haittaohjelma voi salata kaikki tiedostot.

Ratkaisu on aloittaa yksinkertaisesti. Ota käyttöön edes yksi automaattinen varmuuskopiointitapa. Windowsissa Tiedostohistoria ja macOS:ssä Time Machine ovat ilmaisia ja helppokäyttöisiä lähtökohtia. Kun automaattinen varmuuskopiointi on päällä, sinun ei tarvitse muistaa tehdä mitään manuaalisesti.

2. Vain yksi kopio yhdessä paikassa

Toinen hyvin yleinen virhe on pitää varmuuskopiota samassa paikassa alkuperäisten tiedostojen kanssa. Ulkoinen kovalevy tietokoneen vieressä suojaa laitevioilta, mutta ei auta tulipalossa, vesivahingoissa tai murrossa.

Hyvä varmuuskopiointistrategia noudattaa 3-2-1-sääntöä: kolme kopiota tiedoista, kahdella eri tallennusmedialla, joista yksi kopio eri fyysisessä sijainnissa. Käytännössä tämä voi tarkoittaa alkuperäistä tiedostoa tietokoneella, kopiota ulkoisella kiintolevyllä ja toista kopiota pilvipalvelussa. Näin mikään yksittäinen tapahtuma ei voi tuhota kaikkia kopioita.

3. Varmuuskopioita ei testata koskaan

Varmuuskopio on arvoton, jos sitä ei voi palauttaa. Yllättävän moni luottaa sokeasti siihen, että varmuuskopio toimii, testaamatta palautusta kertaakaan. Vasta kun tiedostoja oikeasti tarvitaan, huomataan, että kopiot ovat korruptoituneita, puutteellisia tai palautusohjelmisto ei toimi odotetusti.

Testaa palautus säännöllisesti. Yritä palauttaa muutama yksittäinen tiedosto varmuuskopiosta vähintään kerran kuukaudessa. Kerran vuodessa kannattaa testata täydellinen järjestelmäpalautus, jotta tiedät prosessin toimivan myös kriisitilanteessa. Merkitse testipäivät kalenteriin, jotta ne eivät unohdu.

4. Salaamaton varmuuskopio

Monet tallentavat varmuuskopionsa ilman minkäänlaista salausta. Tämä tarkoittaa, että kuka tahansa, joka saa varmuuskopion haltuunsa, pääsee käsiksi kaikkiin tiedostoihin. Erityisen riskialtista tämä on silloin, kun varmuuskopio on ulkoisella kiintolevyllä, joka voidaan varastaa, tai pilvipalvelussa, jonne voidaan murtautua.

Ota salaus käyttöön kaikissa varmuuskopioissa. Useimmat varmuuskopiointiohjelmat tukevat AES-256-salausta. Pilvipalveluissa kannattaa valita palvelu, joka tukee päästä päähän -salausta, tai salata tiedostot ennen niiden lähettämistä pilveen. Säilytä salausavain turvallisessa paikassa erillään varmuuskopiosta.

5. Vain osa tiedoista varmuuskopioidaan

Moni varmuuskopioi vain dokumentteja ja kuvia mutta unohtaa sähköpostit, selainkirjanmerkit, sovellusten asetukset, salasanatietokannat tai muut tärkeät tiedot. Kun tietokone hajoaa, pelkkien dokumenttien palautus ei riitä. Kaikkien asetusten ja ohjelmien uudelleen määrittäminen vie tunteja tai päiviä.

Tee lista kaikista tärkeistä tiedoistasi ja varmista, että jokainen kohta on mukana varmuuskopiossa. Harkitse koko järjestelmän levykuvavarmuuskopiota pelkän tiedostovarmuuskopion sijaan. Levykuva tallentaa kaiken — käyttöjärjestelmän, ohjelmat, asetukset ja tiedostot — jolloin palautus on nopeaa ja täydellistä.

6. Vanhentunut tai liian harva varmuuskopiointiaikataulu

Kerran kuussa otettu varmuuskopio voi tarkoittaa jopa neljän viikon työn menetystä. Monet asettavat varmuuskopioinnin alussa mutta eivät päivitä aikataulua tarpeiden muuttuessa. Jos työskentelet päivittäin tärkeiden tiedostojen parissa, kuukausittainen varmuuskopio ei riitä.

Arvioi, kuinka paljon työtä olet valmis menettämään, ja aseta varmuuskopiointiaikataulu sen mukaan. Kriittisille työtiedostoille päivittäinen varmuuskopiointi on minimi. Reaaliaikainen synkronointi pilvipalveluun on vielä parempi. Vähemmän kriittisille tiedoille viikoittainen varmuuskopio voi riittää.

Tarkista myös, kuinka kauan vanhoja versioita säilytetään. Jos varmuuskopiointiohjelma pitää tallessa vain uusimman version, et voi palata vanhempaan versioon esimerkiksi tiedoston korruptoituessa.

7. Varmuuskopioiden jättäminen kytkettynä tietokoneeseen

Jatkuvasti tietokoneeseen kytketty ulkoinen varmuuskopiolevy on altis samoille uhkille kuin tietokone itse. Ransomware-hyökkäys salaa tyypillisesti kaikki liitetyt asemat, mukaan lukien ulkoiset kiintolevyt ja verkkoasemat. Myös ylijännite tai salamanisku voi tuhota sekä tietokoneen että siihen kytketyn varmuuskopiolevyn.

Pidä vähintään yksi varmuuskopio irti tietokoneesta. Kytke ulkoinen kovalevy vain varmuuskopioinnin ajaksi ja irrota se sen jälkeen. Pilvivarmuuskopio on luonnostaan erillään tietokoneesta ja tarjoaa tähän hyvän ratkaisun. Jos käytät NAS-verkkolevyä, varmista, että varmuuskopiokansioon ei pääse suoraan tietokoneelta ilman erillistä tunnistautumista.

Miten välttää nämä virheet käytännössä

Varmuuskopioinnin ei tarvitse olla monimutkaista. Aloita näillä askeleilla:

• Automatisoi varmuuskopiointi, jotta sinun ei tarvitse muistaa tehdä sitä manuaalisesti
• Noudata 3-2-1-sääntöä ja pidä kopioita useammassa kuin yhdessä paikassa
• Testaa palautus säännöllisesti, vähintään kerran kvartaalissa
• Salaa kaikki varmuuskopiot, erityisesti pilvipalveluihin ja ulkoisille levyille tallennettavat
• Tarkista kattavuus ja varmista, että kaikki tärkeät tiedot ovat mukana
• Päivitä aikataulu vastaamaan nykyisiä tarpeitasi

Jokainen näistä virheistä on helppo korjata, kun sen tiedostaa. Tärkeintä on toimia ennen kuin on liian myöhäistä. Tietojen menetys ei ole kysymys siitä, tapahtuuko se, vaan siitä, milloin se tapahtuu. Hyvin suunniteltu varmuuskopiointi on ainoa tapa varmistaa, ettei menetys ole pysyvä.